출근 후 10분, 계획수립과 실행점검

출근하시고 제일 먼저 하시는 일은 무엇인가요?

어떤 분 들은 이메일을 확인하시는 것으로 하루를 시작하시고, 또 다른 분들은 인터넷 뉴스를 보며 밤 사이 발생한 주요 사건들을 확인하시는 분도 계십니다. 이렇듯,  개인마다 회사에서 하루를 시작하는 루틴은 다릅니다.

 

출근 후 제일 먼저  "업무 계획수립과 어제 진행한 업무에 대한 실행점검"으로 시작하는 것은 어떨까요?

 

모두 아시는 내용이지만 계획 수립과 실행 점검은 설정한 목표를 달성하기 위하여 중요한 요소입니다. 

대학 입시를 앞둔 수험생이라면 원하는 대학에 가기 위하여, 회사원이라면 본인이 담당한 업무의 성공적 완수를 위하여 계획을 수립하고 실행할 것입니다. 하지만, 계획을 수립하고 그 일정에 맞게 실행하는 것이 그렇게 쉽지만은 않습니다. 계획 수립에 적극적이지 않은 학생이라면 어떤 날은 책상에 앉아서 "무엇부터 공부하지" 하면서, 이 책, 저 책을 뒤진 기억이 있을 것이고, 회사원이라면 출근 후 업무를 바로 시작하지 못하고, 인터넷을 뒤지면서 상사의 지시가 있을 때까지 시간을 보낸 적도 있을 것입니다.

 

오늘은 설정한 목표를 달성하기 위한 실천으로, "출근 후 10분을 투자하여 일일 계획 수립과 실행 점검"하는 방법에 대하여 알아보기로 합시다.

계획 수립: 중요한 일부터..

필자는 오래전부터 프랭클린 플래너를 사용하여 계획을 작성하여 왔습니다. 매년 초에는 연간 계획, 매월 초에는 월간 계획, 그리고, 매일 출근 후 10분을 할애하여 당일 계획 수립과 어제의 업무 내용을 점검하였습니다. 업무 중에는 프랭클린 플래너를 눈에 잘 보이는 위치에 두고, 수시로 일일 업무 진행에 대하여 확인하였습니다.

 

20년간 사용한 프랭클린 플래너

 

계획을 수립할 때 중요한 것은 모든 일의 우선순위가 동일하지 않다는 것입니다.

예를 들어, 중요한 업무는 A1, A2..., 덜 중요한 업무는 B1, B2... 당장 오늘 하지 않아도 되는 일은 C1, C2..., 그리고 점검해야 할 내용은 CK1, CK2 등으로 우선순위를 부여하시는 것이 좋습니다. 그리고, 각 업무에 대하여 투입되는 시간을 예상하여 출근 후부터 퇴근할 때까지 일일 시간표에 업무 우선순위를 나열해야 합니다. 업무 시작 시에 A 등급이 아니고, C등급 업무부터 시작하는 것은 내일이 수학 시험인데, 오늘 영어 공부를 하는 것과 같습니다. 요즘은 계획을 작성하기 좋은 여러 다이어리가 많고, 다이어리도 없으면 노트 한 권을 별도로 정하여 계획을 작성하셔도 좋습니다. 

일일 업무 계획 수립 예시

그리고, 하루 업무 시간의 90% 정도 만의 계획을 수립할 것을 권장합니다. 갑자기 회의에 불려 갈 수도 있고, 업무라는 것이 생각한 대로 제대로 되지 않는 경우가 더 많습니다.

 

실행 점검

이제 계획은 수립되었으니, 계획한 대로 실행만 하면 됩니다. 그런데, 계획보다 더 중요한 것이 있습니다. 바로 실천한 업무에 대한 피드백을 스스로 하는 것입니다. 적어도 오늘 A 등급 업무가 끝날 때 가지는 퇴근하지 않겠어, 학생이라면 적어도 이것이 끝날 때까지는 잠자리에 들지 않을 거야 하는 자세로 실행에 임하여야 합니다.

 

실행한 업무 계획에 대하여는 분류 앞에 완료 표시를 그리고, 업무 밑에 간략하게 진행 내용을 적어 두는 것을 추천드립니다. 별도로 일기를 쓰지 않는다고 하여도 나중에 보면 기억을 되돌리는데 많이 도움이 되실 것입니다. 미진한 업무나 계획 수행 중에 추가되는 내용들은 그 이후 일정에 다시 계획을 수립하시는 것으로 하면 됩니다. 

아래 그림처럼 현황에는 완료 또는 진행 표시를 하시면 되고, 계획 수립할 때 아래에 여유 칸을 두었다가 진행 현황에 대하여 간략하게 메모해 두시면 업무에 도움이 됩니다. 그리고, B PJT 실험처럼 문제가 생긴 경우는 상사에게 보고하고 업무에 재 반영하여 진행하시면 됩니다.

일일 업무 실행 점검 예시

맺음말

필자가 진행하고 있는 계획 수립과 실행 점검에 대하여 내용을 간략하게 적어 보았습니다. 처음에는 쉽지 않을 수도 있지만, 일주일만 진행하여 보면 본인의 시간 관리가 달라졌음을 느낄 수 있을 것입니다. 그리고, 앞에서 활용 가능한 시간의 90%만 계획하라고 말씀드렸는데, 나머지 10% 기간은 본인이 전체 계획을 완료하였을 때의 보상의 시간으로 쓰시라고 당부하고 싶습니다. 반대로, 업무를 계획한 시간에 완수하지 못하면 야근이나 주말까지 반납할 각오로 해야 합니다.

 

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